En los últimos meses seguimos difundiendo lo que hemos encontrado en los muchos proyectos de recepción y validación que manejamos con nuestros clientes. Aún al día de hoy hay varios “mitos” o “leyendas urbanas”, que nos gustaría compartir con ustedes para que eviten el caer en una de estas trampas o sitios comunes,  como los siguientes:

Mito 1: Si mi factura pasa por el validador del SAT no tiene ningún problema.

Seguimos en la misma postura de que el validador en cuestión solo valida la estructura, el folio y en algunos casos el certificado. Sin embargo, esto ha demostrado ser insuficiente en muchos casos, lo anterior especificado por escrito por el mismo SAT.

Mito 2: Los campos opcionales en el anexo 20 los puedo omitir si quiero.

Con la adición de varios campos (método de pago, cuenta, régimen fiscal, pagos en parcialidades, etc), seguimos recibiendo CFD y CFDI’s con problemas por no manejar correctamente los nodos opcionales y obligatorios. Hay contribuyentes que siguen enviando datos incompletos o que solo toman una interpretación técnica del anexo 20, lo cual es un error común.

Mito 3: Si el comprobante proviene de una empresa grande o de un corporativo, no puede estar mal.

Esto también es incorrecto, acabamos de tener un caso en el cual la mayor empresa de tarjetas de servicio nos envió 3 facturas que contenían EL MISMO UUID a pesar de ser tres facturas distintas, y deseaban que nuestro cliente las pagara, por que venían de un proveedor autorizado. Esto es un problema común.

Mito 4: Como algunos complementos son opcionales, puedo ponerlos solo si quiero, sin importar el formato o las reglas

Para el caso de versiones mas recientes se debe adicionar el complemento de leyendas en caso de manejar las mismas en el comprobante, o ponerlas en el caso de ventas de vehículos nuevos.

Mito 5: Si tengo comprobantes que tienen errores es problema del que lo emite, a mí no me pasa nada por acreditarlos.

El problema es que si no se lleva a cabo una validación SEMÁNTICA del CFD o CFDI, se puede incurrir en el supuesto del artículo 109, que en el último párrafo publicado en el 2009, pero cuya vigencia inició el 1 de enero del 2011, define lo siguiente:

Artículo 109.- Será sancionado con las mismas penas del delito de defraudación fiscal, quien:

…………………..

VIII. Darle efectos fiscales a los comprobantes digitales cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A de este Código.

Trucos y trampas.

Los proveedores de Factura Electrónica muchas veces no tienen los conocimientos fiscales apropiados para evitar en el software este tipo de errores u omisiones, además de que cuando se les hace saber del error, toman una posición defensiva, diciendo que el que está mal es el que rechaza el comprobante, muchas veces sin siquiera revisar el motivo del rechazo.

El caso mas reciente que tuvimos, es que un PAC nos envío un CFDI, el cual tenía diferencias entre el sello del CFD (el que pone el emisor) y los datos del XML que nos envió, el cual fue aceptado por el SAT. Esto es realmente peligroso, ya que si solo se válida que el UUID exista, o que provenga de un PAC, se puede poner lo que sea en el XML y “pegarle” un Sello del PAC para que sea aprobado por algunos clientes. Es muy importante validar el comprobante en su conjunto.

Cuando rechazamos un comprobante, hemos tenido la razón en el 99% de las veces, previa consulta con el SAT. El problema del emisor, no es solamente con nuestro cliente que valida su comprobante y lo rechaza, sino con TODOS los clientes que atiende, y deberá CANCELAR y SUSTITUIR TODOS los CFD y CFDI que estén incorrectos en el año. Para los receptores, cuando se den cuenta de que un comprobante no cumple o es apócrifo, deberán revisar no solamente los comprobantes actuales, sino todos los que recibieron desde el 2011, y si es necesario, solicitar la refacturación, ya que de lo contrario tendrán que tomar los CFD y CFDI incorrectos como comprobantes NO DEDUCIBLES con el respectivo impacto en sus finanzas.

Tenemos soluciones para poder revisar facturas electrónicas y recibir igualmente facturas en papel, automatizando todo el proceso, recepción, validación, autorización e integración, con proveedores nacionales y extranjeros. Si tienes cualquier duda o pregunta, no dudes en contactarnos y averiguar porqué manejamos cientos de miles de comprobantes de proveedores diariamente de corporativos internacionales y nacionales, así como de empresas PYME y personas físicas.

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En los últimos días nos hemos dado a la tarea de difundir lo que hemos encontrado en los proyectos de recepción y validación de Facturas Electrónicas, pues hemos percibido que existen muchas “leyendas urbanas” o “mitos” que nos gustaría compartir con ustedes para que eviten caer en una de estas trampas o sitios comunes.

Mito 1: Si mi factura pasa por el validador del SAT no tiene ningún problema.

El validador del SAT tiene el siguiente objetivo, de acuerdo con la resolución miscelánea fiscal del 28 de diciembre de 2012:

II.2.5.1.4. Para los efectos del artículo 29, tercer párrafo del CFF, el SAT a través de su página de Internet, sección “Comprobantes Fiscales”, proporcionará:

I. Un servicio de validación de CFDI, en el que se deberán ingresar, uno a uno, los datos del comprobante que la plantilla electrónica requiera, para obtener el resultado de validación.

En ningún lugar se especifica que una vez que haya pasado por esta validación se puede acreditar el comprobante; es más, existen un sinnúmero de casos en los cuales, aun cuando el validador del SAT mencione que está bien el comprobante, el resultado es que el CFD o CFDI es INVÁLIDO, y por lo tanto NO DEDUCIBLE; esto puede suceder, por ejemplo, cuando hay errores en los importes.

Mito 2: Los campos opcionales en el anexo 20 los puedo omitir si quiero.

Falso. Para poder deducir un comprobante se deben cumplir los requisitos del Código Fiscal de la Federación (CFF) en sus artículos 29, 29-A, 29-C, según el tipo de comprobante, además de los contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), así como los lineamientos técnicos definidos en el Anexo 20.

Es indispensable que se cumplan las tres cosas, no solamente lo que menciona el Anexo 20; además, hay que evitar asumir ciertas cuestiones que pueden ser riesgosas en materia fiscal, por ejemplo en el manejo de impuestos, en los cuales suele omitirse el total de impuestos trasladados y/o retenidos porque son campos opcionales, (lo son únicamente cuando no se cobran).

Mito 3: Si el comprobante proviene de una empresa grande o de un corporativo, no puede estar mal.

Esto también es incorrecto, hemos encontrado grandes corporativos e inclusive comprobantes generados por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que tienen errores que los hacen NO DEDUCIBLES.

Mito 4: Como la adenda es opcional, puedo ponerla sólo si quiero, sin importar el formato o las reglas.

Efectivamente la adenda es opcional, pero en muchos casos es indispensable para versiones 2.0 o 3.0 debido a lo especificado en la RMF:

Cumplimiento de la obligación de expedir constancia de retención del IVA en servicios de autotransporte.

1.5.5.1. Para los efectos del artículo 32, fracción V de la Ley del IVA, los contribuyentes que reciban servicios de autotransporte terrestre de bienes, tendrán por cumplida la obligación de expedir la constancia a que se refiere el mismo, cuando la carta de porte que deban acompañar a las mercancías en los términos del artículo 29-B del CFF o, en su defecto, el comprobante que se emita para efectos fiscales, incluya por escrito o mediante sello la leyenda “Impuesto retenido de conformidad con la Ley de Impuesto al Valor Agregado”, así como el monto del impuesto retenido. Tratándose de CFD o CFDI, la leyenda a que se refiere el párrafo anterior deberá generarse en el propio archivo electrónico.

LIVA 32, CFF 29-B

Como no hay un espacio específico para las leyendas debe ir en la adenda. Para el caso de las versiones 2.2 y 3.2 se debe adicionar el complemento de leyendas.

Mito 5: Si tengo comprobantes que tienen errores es problema del que lo emite, a mí no me pasa nada por acreditarlos.

El problema es que si no se lleva a cabo una validación SEMÁNTICA del CFD o CFDI, se puede incurrir en el supuesto del artículo 109, que en el último párrafo publicado en el 2009, pero cuya vigencia inició el 1 de enero de 2011, define lo siguiente:

Artículo 109.- Será sancionado con las mismas penas del delito de defraudación fiscal, quien: VIII. Dé efectos fiscales a los comprobantes digitales cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A de este Código.

Si se hace una revisión por parte de un dictaminador o de un auditor del SAT, se pueden revisar en cuestión de horas todos los comprobantes y rechazar los que no cumplan con los criterios marcados por la autoridad, de acuerdo con lo especificado en el artículo 29. Esto provocaría un desfalco muy importante para la empresa. Si el monto es elevado, puede significar una pena corporal para el representante legal de la empresa. Ya no existe la figura de la “buena fe”, son penalizados tanto el emisor como el que acredita el CFD o CFDI.

Trucos y trampas

Los proveedores de Factura Electrónica muchas veces no tienen los conocimientos fiscales apropiados para evitar en el software este tipo de errores y omisiones, además de que cuando se les hace saber el error toman una postura defensiva, diciendo que el que está mal es el que rechaza el comprobante, muchas veces sin querer revisar el motivo del rechazo.

Cuando rechazamos un comprobante, hemos tenido la razón en el 99.85% de las veces, previa consulta con el SAT. El problema del emisor no es solamente con el cliente que valida su comprobante y lo rechaza, sino con todos los clientes que atiende, y deberá CANCELAR y SUSTITUIR todos los CFD y CFDI que estén incorrectos en el año.

Para los receptores, cuando se den cuenta de que un comprobante no cumple o es apócrifo, deberán revisar no solamente los comprobantes actuales, sino todos los que recibieron durante el 2011, y si es necesario, solicitar la refacturación, ya que de lo contrario tendrán que tomar los CFD y CFDI incorrectos como comprobantes NO DEDUCIBLES con el respectivo impacto en sus finanzas.

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Ante la obligación de emitir Facturas Electrónicas referida en el Art 29, 29A y 29B del Código Fiscal de la Federación vigente, establecida para los Contribuyentes con ingresos mayores a $4 millones de pesos, de acuerdo con la Regla 1.2.8.1.1 de la RMF 2012, el plazo máximo para utilizar las formas pre-impresas existentes vence el 31 de diciembre de 2012 -tal como lo señala el Artículo Décimo Noveno Transitorio de la misma RMF 2012. Las empresas en esta categoría cuentan con escasos nueve meses para seleccionar e implementar una solución de Factura Electrónica.

De acuerdo con diversos estudios de mercado sobre la Factura Electrónica en México, llevados a cabo por Indicium Solutions, S.A. de C.V., se estima en aproximadamente 150,000 contribuyentes el grupo de empresas que no han adoptado dicho sistema y que tienen la obligación de hacerlo en el plazo señalado.

Es cierto que estos contribuyentes se aprovisionaron de suficientes formatos pre-impresos para “capotear” el temporal, esperando quizá que el SAT fuese a dar una prórroga; sin embargo, el tiempo de vida máximo de estos “blocks” ya está por terminar. No habrá extensión del plazo establecido para diciembre de 2012, y la consecuencia de no migrar a la facturación electrónica es quedar imposibilitado para facturar y recibir el pago por la venta de los productos y servicios que se ofrecen en el mercado y que son la fuente de vida de cualquier persona física o moral.

Para este grupo de contribuyentes, recomendamos tomar en cuenta lo siguiente:

a) Tiempo de implementación

El proceso de integración de la Factura Electrónica puede llevar desde un par de horas para procesos de captura manual vía Internet, hasta 10-12 semanas o más para los casos donde es requerido llevar a cabo un proceso de integración con el ERP o sistema de facturación con que cuenta la empresa.

Valore cuál es su caso y actúe a tiempo en consecuencia.

Tome en consideración que ante el aumento de la demanda, las manos disponibles para apoyar a su empresa serán cada vez más escasas.

b) Referencias comprobables

No todos los proveedores existentes cuentan con la experiencia, las herramientas y los recursos humanos para llevar a cabo los proyectos de implementación de manera confiable.

Al cierre de esta publicación, existen 46 Proveedores Autorizados de Certificación (PAC’s) pero no todos los referidos en esa lista tienen el mismo nivel de conocimientos y experiencia. Valore a los PAC’s que cuenten con las mejores referencias.

c) Prórroga

No habrá prórroga para quien no pueda cumplir.

Si su esperanza es que el SAT otorgue una extensión al plazo establecido para usar formatos pre-impresos, le podemos asegurar que no hay ninguna consideración al respecto. El plazo para llevar a cabo la migración ha sido de dos años, tiempo suficiente para haber hecho la tarea, no espere más, seleccione a su proveedor de confianza y migre a la Factura Electrónica ahora.

d) Costo

No decida sólo considerando el precio que le ofrecen. La máxima de lo “barato sale caro” es vigente en este mercado. No compre problemas, invierta tiempo en conocer, validar y trabajar con su proveedor de confianza.

e) Integradores

Si su empresa decide utilizar los servicios de un integrador de soluciones, la alternativa es viable pero asegúrese de que las soluciones que le ofrecen tengan conectividad por lo menos con un PAC autorizado por el SAT.

La lista de PAC’s autorizados la encuentra en www.sat.gob.mx.

Finalmente, es interesante compartir con nuestros lectores que en el estudio de mercado realizado por Indicium Solutions, se identifican algunos de los segmentos de mercado donde existe un mayor grado de retraso en la adopción de factura electrónica. Estos segmentos son:

a) Empresas transportistas

b) Notarias y despachos de consultoría

c) Médicos y profesionistas especializados que rebasan el nivel de ingresos de MN$4 MDP al año

d) Empresas del Canal de la industria de Tecnología Informática

e) Empresas de la industria de restaurantes

f) Hospitales, clínicas y laboratorios

g) Instituciones educativas

h) Empresas trasnacionales con procesos de autorización extensos y complejos

Si usted o su empresa están obligados a emitir Factura Electrónica y aún no lo han hecho, no espere más, el costo de no actuar es muy alto.

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