Con el objetivo de simplificar la dinámica entre los contribuyentes y de que sea más sencillo utilizar y sumarse a la Factura Electrónica, este 2012 aplican nuevas disposiciones para este esquema; el cual, dicho sea de paso, es el definitivo y oficial en México cuando se habla de comprobación fiscal.

De acuerdo con datos del Servicio de Administración Tributaria (SAT), anteriormente existían 158 disposiciones a cumplir para estar en la facturación electrónica, y ahora el contribuyente únicamente estará atendiendo 22.

De acuerdo con este organismo, debido a la existencia de una gran cantidad de requisitos que no tenían sentido y que algunos contribuyentes estaban incluyendo en sus comprobantes, se tomó la decisión de hacer más sencilla la emisión de Facturas Electrónicas.

Entre los principales cambios están la inclusión de:

1. RFC de los contribuyentes: el RFC se convierte en el eje y fundamento de todas las operaciones, por tal motivo las facturas electrónicas deberán incluir este dato al momento de ser emitidas y entregadas, omitiendo el nombre o denominación social del contribuyente que lo expide, así como su domicilio fiscal.
2. Régimen fiscal: conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta, los comprobantes deben incluir el régimen fiscal del contribuyente.
3. Forma de pago: también debe especificarse si el pago fue en efectivo, transferencia electrónica o cheques.
4. Unidad de medida: incluir la unidad de medida; es decir, expresar la cantidad y la clase de bienes, mercancías o servicio, detallando si son kilos, litros, metros, lotes, atados, entre otros.

Estas nuevas disposiciones ya fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 12 de diciembre de 2011, y desde el 1 de enero de este año los usuarios de la Factura Electrónica deben incorporar estos cambios en la emisión de sus comprobantes.

Para facilitar este cambio, el SAT estableció un periodo de transición de seis meses (del 1 de enero al 30 de junio de 2012) para que los contribuyentes hagan las adecuaciones de manera planeada.

4 versiones de la Factura Electrónica

Esto implica que durante el primer semestre de 2012, los contribuyentes pueden emitir y recibir Facturas Electrónicas, ya sea CFD o CFDI, en 4 versiones: 2.0 y 2.2 para CFD, y 3.0 y 3.2 para CFDI.

Segunda parte

Este periodo únicamente considera la prórroga otorgada por el SAT para que los contribuyentes que ya emiten Factura Electrónica hagan el cambio a la nueva versión de comprobantes fiscales digitales, pues a partir del 1 de julio de este año los esquemas definitivos serán las versiones 2.2 y 3.2, para CFD y CFDI, respectivamente.

En ese sentido, los contribuyentes que ya emiten Factura Electrónica, y aquéllos que desean sumarse a este esquema a través de un software empresarial, deben incluir:

1. Los cambios aprobados, y de este modo garantizar la validez de sus facturas electrónicas.
2. Que reciba y emita las cuatro versiones de la Factura Electrónica.
3. Que el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) esté autorizado para emitir la versión 3.2 de CFDI.

La recomendación es atender los cambios lo más pronto posible, acatando las nuevas disposiciones; y los contribuyentes que ya emiten facturas electrónicas, y aquéllos que deseen sumarse a este esquema mediante el uso de un software empresarial deberán estar seguros de que éste incluya los cambios aprobados, y, de este modo, garantizar la validez de sus comprobantes fiscales digitales.

Aplican la tecnología para adoptar FE

Si eres un contribuyente que ya factura electrónicamente, o ya decidiste hacerlo, considera que un software empresarial es la mejor herramienta para atender esta disposición oficial; incluyendo las nuevas disposiciones.

Revisa que tu proveedor de software incluya las siguientes características:

ü Emisión de facturas electrónicas de acuerdo con las últimas disposiciones oficiales: inclusión de RFC, régimen fiscal, método de pago y unidad de medida.

ü En el caso del PAC, que cuente con la autorización del SAT para timbrar CFDI, en su versión 3.2.

Además de beneficios adicionales como:

1. Aviso de Cancelación al SAT del CFDI de manera automática desde nuestro software, sin necesidad de visitar el sitio web de este organismo.
2. Visualización del CFDI antes de timbrarlo y así validar los datos de las facturas electrónicas, evitando una cancelación por algún error.
3. Almacén Digital para archivar y validar las facturas electrónicas emitidas y recibidas.

Beneficios de la Facturación Electrónica

1. Digitalización de la empresa, mejor estrategia para atender las nuevas disposiciones en Factura Electrónica.
2. Atienden nuevas disposiciones en Factura Electrónica a través del software empresarial.
3. Software empresarial, facilita la adopción y atención de nuevas disposiciones de Factura Electrónica.
4. Recomiendan atender nuevas disposiciones en Factura Electrónica a través de un software empresarial.

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Facturar electrónicamente era una opción más para las empresas, los grandes compradores/receptores de facturas -integrados en su mayoría por empresas del sector “retail”- dieron un fuerte impulso a este esquema al convocar a los proveedores que integraban su cadena de suministro, e invitarlos a facturar electrónicamente. Algunos otros, impusieron un costo administrativo por recibir facturas en papel.

Uno de los beneficios de facturar electrónicamente se hizo manifiesto al permitir a los proveedores seguir recibiendo los pedidos de estos grandes compradores. Las empresas que no acataron la invitación, vieron disminuidos sus ingresos. Si bien, este hecho marcó la pauta para dar inicio y avanzar en el tema de la factura electrónica, los beneficios que justificaron la autorización por parte de la alta dirección en muchos proyectos subsiguientes fueron los ahorros derivados de su implementación.

La factura electrónica tiene un impacto favorable en la eficiencia de los procesos y en la disminución de costos operativos relacionados con las siguientes fases del proceso que implica manejar documentos basados en papel:

Emisión:

• Eliminar el uso de formas pre-impresas.
• Reemplazar el uso de impresoras de matriz por tecnología láser.
• Reducir la carga administrativa del personal involucrado (operadores).
• Reducir drásticamente los tiempos de emisión.

Entrega:

• Reducción en carga administrativa para preparar, adjuntar otros documentos y hacer los envíos.
• Reducción en gastos de mensajería.
• Reducción en el tiempo de cobranza.
• Mejora en el flujo de efectivo de la empresa.

Archivo:

• Optimización de espacios al eliminar las áreas destinadas para archivar documentos.
• Reducción de gastos administrativos relacionados con la preparación y manejo del archivo basado en papel.
• Reducción de costos operativos relacionados con el manejo y distribución de espacios dedicados al archivo fiscal y/o “muerto”.

Consulta:

• Reducción de gastos administrativos relacionados con la recuperación de un documento archivado en papel.
• Mejora sustantiva en los procesos de servicio al cliente relacionados con aclaraciones y/o obtención de copias de facturas.
• Mejora en la eficiencia de los procesos contables, de control interno y auditoría.

Recepción:

• Reducción de costos de operación relacionados con la entrada de datos ligados a la recepción de productos, servicios y las facturas correspondientes.
• Mejora en la eficiencia del proceso de facturas vs. productos/servicios recibidos.
• Reducción de fraudes
• Otros diversos

La factura electrónica también ha tenido un fuerte impacto relacionado con la protección y cuidado del medio ambiente. De acuerdo con la empresa Australiana Timbercorp, el ahorro ascendería en su conjunto a aproximadamente 129,000 árboles a 12,689 millones de litros de agua y a 1,054,210 focos de 60 watts encendidos 12 horas diarias durante un año.

Este favorable impacto en la preservación de nuestros recursos naturales es una de las razones principales por las que más de 30 países a nivel mundial han incorporado la factura electrónica como una forma ventajosa de hacer negocio.

México ha dado un paso decisivo al iniciar de forma paulatina y progresiva este nuevo esquema, estableciendo un ejemplo a seguir en la comunidad global.

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