La adopción de la factura electrónica en el país ha traído diversos beneficios a todo tipo de empresas y al SAT en su tarea de buscar mejores ingresos tributarios.
Ha impulsado a las PYMES para entrar a la economía formal, dándoles acceso a nuevas oportunidades como créditos, mayor presencia en el mercado y un aumento en su cartera de clientes.
El camino no ha sido fácil pero hoy, después de más de 10 años, todas las empresas y personas físicas con actividad empresarial o profesionistas, saben que en caso de no emitir o recibir un CFDI, no podrán hacer deducibles sus compras, nóminas y/o gastos.
No obstante, la experiencia adquirida en la adopción y uso de facturas electrónicas, aún se tienen retos por alcanzar, sobre todo en simplificar los registros internos para que los ERP´s o sistemas administrativos cuadren al 100% con los CFDI´s emitidos y recibidos que el SAT tiene en sus bases de datos.
¿Cuáles son las causas que provocan estas diferencias?
Es una práctica común cuando el emisor de una factura electrónica necesita hacer una cancelación y proceder a realizarla sin enterar de dicho cambio al receptor de la factura originalmente emitida. De esta forma el contribuyente puede tener vivos comprobantes que realmente están muertos.
Otro factor que contribuye a encontrar estas diferencias es cuando se utiliza el correo electrónico como medio de envío de facturas. Suele ocurrir que los comprobantes fiscales enviados quedan almacenados en carpetas dentro de los equipos de cómputo del personal de cuentas por pagar de las empresas y no se les de gestión oportuna de pago. Este control se complica más cuando la empresa receptora tiene sucursales o centros de operación en diversos puntos del país.
Al no estar concentrados los comprobantes fiscales en un solo recipiente, se dificulta generar reportes con el total de CFDI recibidos para la conciliación de datos, por lo mismo no se tiene la certeza de contar con todos los CFDI´s que fueron emitidos a nombre del contribuyente.
Esta problemática se presenta en los casos del personal que realiza gastos por conceptos de viáticos. Por lo general, ingresan sus reportes solo con la versión impresa de los CFDI´s y se quedan con la promesa hecha por el prestador de servicio quien dice que les enviará el archivo XML a la cuenta de correo que se les indique, lo que regularmente no ocurre a menos que se dé un seguimiento personalizado.
En cuanto al proceso de emisión de recibos de nómina electrónicos, es frecuente que se requieran ajustes después de haber generado la nómina, lo que obliga a realizar cancelaciones para generar los recibos correctamente.
La cancelación de los recibos que fueron emitidos en primera instancia en ocasiones se deja para después con el consiguiente riesgo de que el SAT tenga doble registros por una misma transacción.
A los puntos antes señalados habrá que agregar el almacenamiento de los CFDI´s. La práctica generalizada es tener los CFDI en repositorios diferentes y/o en equipos de los proveedores de servicios.
La dispersión de documentos electrónicos de una empresa dificulta el control y administración de los mismos.
Todos estos factores inciden en una nueva necesidad que permita a las empresas contar con una herramienta simple y no costosa para llevar a cabo la tarea de conciliar los CFDi de los registros internos vs los registros que al respecto tiene el SAT.
Para las áreas fiscales de las empresas es muy importante tener la certeza de que sus registros internos por conceptos de ingresos y egresos estén debidamente respaldados con comprobantes fiscales electrónicos válidos que puedan ser deducibles de impuestos y que además no existan discrepancias con los registros que tiene la Autoridad.
Con la facilidad reciente que tiene el SAT para llevar a cabo las auditorias en forma electrónica, este control debe ser considerado como una de las prioridades relevantes.
Actualmente, en el mercado se ofrecen herramientas para llevar a cabo esta tarea de conciliación de forma automática con resultados inmediatos y a costos muy razonables.
Si usted se identifica con una problemática similar a la descrita en este artículo, no dude en buscar la herramienta que mejor responda a sus necesidades y tamaño de empresa.
