Con objeto de dar claridad al tipo y frecuencia de los reportes de Contabilidad Electrónica que los contribuyentes deben presentar, proporcionamos el resumen paso a paso de los detalles a seguir para cumplir con esta obligación fiscal.
Los 3 reportes que constituyen la Contabilidad Electrónica son:
- Catálogo de Cuentas
- Balanza de Comprobación
- Pólizas del Periodo
A continuación, la información que corresponde a cada uno de estos reportes.
Catálogo de Cuentas:
Este reporte se debe entregar a segundo nivel excepto cuando el ERP o Sistema Administrativo no tenga la estructura por niveles. En esos casos, es aceptable entregar este reporte a primer nivel.
Un reporte de Catálogo de Cuentas a segundo nivel significa que el catálogo se debe reportar a nivel mayor y subcuenta.
A las cuentas se debe agregar su naturaleza, deudora o acreedora, y un número de código agrupador según corresponda de acuerdo con el catálogo publicado por el SAT en el Anexo 24 de la RMF 2017.
Ejemplos:
Código Agr. Descripción Nivel Naturaleza
102 Bancos 1 A
102.1 Cuentas en Moneda Nacional 2 A
102.2 Cuentas en Moneda Extranjera 2 A
Usando este mismo caso, dependiendo de la forma como se tenga estructurado el catálogo, podría verse el reporte de la siguiente manera
Código Agr. Descripción Nivel Naturaleza
102 Bancos 1 A
102.12 BBVA Bancomer MN 2 A
102.2 Banamex USD 2 A
Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el anexo aquí referido.
Se deberán agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el reporte de Catálogo de Cuentas.
Una vez que se tengan en formato XML, se deben concatenar en un formato “.zip” y enviarlo al SAT por medio del Buzón Tributario en su ruta:
Servicios y Contabilidad Electrónica.
Este reporte se debe presentar cada vez que haya alguna modificación al Catálogo de Cuentas entregado por primera vez dentro del mes en que se haya hecho la modificación y que afecta en consecuencia la estructura de cuentas tanto en el catálogo como en la balanza de comprobación; por esta razón, es altamente conveniente estructurar el reporte a Segundo Nivel y evitar de esta forma que cualquier adición a las cuentas colectivas como son los clientes, proveedores, acreedores y otras de la misma naturaleza, provoquen estar haciendo envíos frecuentes al SAT.
Balanza de Comprobación:
Este reporte se debe presentar con una frecuencia mensual. Para las personas morales, dentro de los primeros TRES días del segundo mes posterior al que se está reportando. Es decir, el reporte del mes de agosto de 2017 se deberá enviar dentro de los primeros 3 días del mes de octubre del mismo año.
Para las personas físicas, el plazo de entrega se amplía a los primeros CINCO días del segundo mes posterior al que se está reportando.
La balanza de comprobación sigue los mismos criterios de estructura de un balance general y estado de resultados en conjunto. Por ello, incluye los grupos de cuentas de
- Activo
- Pasivo
- Capital
- Ingresos
- Costos
- Gastos
- Resultado integral de financiamiento
- Cuentas de orden
La balanza de comprobación se debe presentar en forma mensual, aun cuando no llegase a tener movimientos y se debe incluir un saldo inicial, los movimientos deudores, acreedores según corresponda, y un saldo final correspondiente al mes que se está reportando
Las cuentas de la balanza de comprobación deben seguir la misma identificación que se haya hecho en el catálogo de cuentas incluyendo el código agrupador según corresponda de acuerdo con el catálogo publicado por el SAT en el Anexo 24 de la RMF 2017
Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el Anexo aquí referido.
Se deberán agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el reporte de Balanza de Comprobación.
Una vez que se tengan en formato XML, se deben concatenar en un formato “.zip” y enviarlo al SAT por medio del Buzón Tributario en su ruta:
Servicios y Contabilidad Electrónica.
Ejemplo:
Código Agr. Descripción Saldo Inicial Debe Haber Saldo Final
102 Bancos 5,000,000.00 750,000.00 850,000.00 4,900,000.00
102.1 BBVA Bancomer MN 3,000,000.00 500,000.00 450,000.00 3,050,000.00
102.2 Banamex USD 2,000,000.00 250,000.00 400,000.00 1,850,000.00
Pólizas del Periodo:
El reporte de Pólizas del Periodo se refiere a los documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por el contribuyente en la que se relacionan la información y datos necesarios para su identificación. Las pólizas deberán permitir la identificación del Comprobante Fiscal asociado a la transacción.
Las pólizas del periodo no son un reporte que se tenga que entregar con una periodicidad dada, los casos en los que el contribuyente deberá entregar este reporte son los siguientes:
- En caso de que el SAT lo requiera cuando se lleva a cabo una solicitud de devolución o compensación de impuestos
- En caso de que el auditor lo solicite cuando se lleve a cabo una revisión de gabinete
- Cuando el auditor lo solicite como parte de las tareas de revisión en una visita domiciliaria
- Al efectuar una revisión al dictamen fiscal o por efectos de una revisión electrónica
Las pólizas deben de contener los detalles por transacción, cuenta, subcuenta y partida. Deben de identificarse los CFDI de la operación, los impuestos y RFC de terceros, en caso de que aplique.
La información del reporte de Pólizas del Periodo se puede simplificar mediante la emisión del reporte auxiliar de Folios de Comprobación Fiscal que relacione los CFDI emitidos en el periodo.
Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el anexo aquí referido, específicamente en los incisos C y D.
Recomendamos revisar con detalle el Anexo 24 en sus incisos C y D por la amplitud del tipo de información que debe contener el reporte de Pólizas del Periodo. Por lo pronto, es importante mencionar que se deben agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el o los reportes aquí referidos.
La información que se debe entregar al SAT como parte del reporte de Pólizas del Periodo, requiere de un análisis pormenorizado que es imposible detallar en este artículo. Lo más importante es tener la capacidad de identificar al proveedor confiable que le puede ayudar en el proceso de emisión de estos reportes.
Esta publicación le proporciona información que le permitirá identificar una amplia diversidad de empresas que cuentan con esta experiencia, mismas que pondrán a su servicio las herramientas que le permitan cumplir con estas obligaciones de una manera sencilla, expedita y económica.
Me pongo a sus órdenes para atender sus dudas. Maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
